Briefing: Como criar uma estrutura que realmente funciona
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Primeiro você entende onde fica o ponto A e o ponto B, apenas depois é que você traça uma linha entre eles.

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Escrito por Ruan Braz

há 7 meses

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Briefing é uma palavra inglesa derivada de brief e significa algo como resumo/síntese. O termo começou a ser amplamente utilizado por jornalistas e publicitários no século XX como um sinônimo de instruções/diretrizes claras e objetivas sobre determinado assunto ou tarefa. Depois de anos sendo propagado no ambiente criativo e empresarial, o termo briefing evoluiu e passou a ser compreendido como um documento completo capaz de contextualizar um problema e organizar as informações essenciais para resolvê-lo.

Como designers dedicamos grande parte do nosso processo em pesquisas. Utilizamos diversas ferramentas para criar uma visão holística do cenário em que estamos atuando. O briefing é uma dessas ferramentas e seu objetivo é apresentar todo o contexto do problema da maneira mais completa possível; coletando os dados essenciais para o desenvolvimento do projeto.

Sobre o processo

Quando pergunto à alguém se todo projeto de design precisa de um planejamento, a resposta costuma ser sempre a mesma; “sim”. Agora quando pergunto se o planejamento precisa de planejamento, muitas vezes planto uma semente de dúvida na cabeça das pessoas.



Se organize e registre tudo.

Pode parecer um tanto exagerado inserir camadas de planejamento logo no inicio do processo, mas a verdade é que podemos ser bem simples em relação a isso. Toda vez que começo o desenvolvimento de um briefing, gosto de separá-lo em 3 momentos: o pré-briefing, o briefing e o pós-briefing. Cada um desses momentos possui um objetivo crucial durante todo o processo. Se esses objetivos não forem executados de maneira correta, isso pode resultar em uma cascata de problemas que irão dificultar o projeto no futuro. Avalie cada um dos momentos você mesmo.

Pré-briefing: Executando a metapesquisa

É muito comum ver profissionais criando padrões de briefings para reuniões e encontros com clientes, numa tentativa de automatizar o processo e ter um auxílio na hora de compreender a situação. O grande problema envolvido nesse hábito é que quando você prepara as mesmas perguntas para todos os clientes você estará pressupondo que todos os clientes têm os mesmos problemas e, ainda pior, estará sujeito a aceitar a solução do cliente sem ter muitas chances de apresentar outras possibilidades. Por esse motivo é que existe o pré-briefing.

Aristóteles já dizia que a primeira qualidade do estilo é a clareza.

O objetivo dessa etapa é fazer uma pesquisa para coletar informações suficientes sobre o cliente antes de ter uma reunião com ele. Dessa forma você poderá compreender melhor o contexto em que está inserido, e, assim, estará apto para conduzir melhor a reunião.



Isso é fazer o dever de casa.

Graças à web hoje podemos saber tudo e mais um pouco sobre as pessoas e empresas; devemos utilizar isso a nosso favor. Busque pelo máximo de informações que puder. Seu cliente tem website? Redes sociais? Estes são pontos de contato interessantes de analisar. Caso não encontre informações online você já poderá contar isso como um ponto a ser observado, mas não deve parar por aqui.

De que maneira entrou em contato com seu cliente? Ele possui loja física? Como ele vende o serviço/produto? É possível você experimentar a venda? Quando entramos em contato com o serviço do cliente temos a chance de observar a cultura da organização e, dessa forma, obter insights riquíssimos. Busque explorar os pontos de contato, muitas vezes você nem precisa sair da cadeira. O importante é você conseguir ter um pouco de clareza da situação antes de ouvi-la de seu cliente, assim poderá questionar com mais embasamento.

Briefing: Criando uma estrutura que funciona

Uma vez que coletamos informações suficientes para compreender a individualidade do problema, podemos somá-las à uma estrutura. Como disse anteriormente, trabalhar com perguntas padrões sem avaliar a situação pode trazer problemas futuros. Por esse motivo executamos uma pesquisa para compreender o contexto do cliente. Agora podemos somar as informações que coletamos à uma estrutura preconcebida.

“É importante repetir: não existe uma fórmula única, padronizada, para o briefing. O formato de cada briefing vai depender de muitos fatores, como a natureza do projeto e as características da empresa.” – Peter L. Phillips

Resolvi compartilhar o caminho que sigo de base, mas, antes de prosseguir, acho importante ressaltar que alguns itens que mencionei podem ser irrelevantes para você ou, de alguma maneira, serem insuficientes. Por esse motivo o ideal é que você crie seu próprio formato de briefing pautado nas suas necessidades. Sabendo disso, confira a seguir as seções que eu dou mais valor na hora de estruturar meus briefings

1. CONTEXTO: Ao compreender a situação do cliente você poderá oferecer soluções mais adequadas. Você fez uma pesquisa inicial e provavelmente tem dúvidas a respeito disso. Busque entender o contexto atual do cliente, faça perguntas pertinentes ao assunto, descubra o que já foi feito até o momento. Seu cliente quer ir do ponto A para o ponto B e esse é o momento ideal para entender tudo sobre o ponto A.

2. OBJETIVO: As questões mais importantes estão relacionadas ao objetivo do projeto. Por que ele é necessário? Qual é o resultado esperado? O importante é encontrar a solução mais viável para solucionar o problema do cliente. Se comprometa a entender por que ele acredita que deve iniciar esse projeto e por que razão escolheu esse momento. Seu cliente quer ir do ponto A para o ponto B e esse é o momento ideal para entender tudo sobre o ponto B.

3. MERCADO: Compreender o mercado em que seu cliente atua é como descobrir em qual terreno você está pisando. Como funciona o mercado do seu cliente? Qual serviço ele oferece? Onde ele percebe oportunidades? Quais são as possíveis ameaças? Quando você entende o mercado em que seu cliente atua, você começa a perceber os pontos fortes e fracos da organização.

4. CONCORRÊNCIA: A concorrência está conectada ao mercado e é através dela que encontramos os maiores padrões. Comece perguntando quais são os principais concorrentes e você terminará escutando as maiores dores do seu cliente. No que o seu cliente é melhor do que a concorrência? No que a concorrência é melhor do que o cliente?

5. PÚBLICO-ALVO: Essa etapa muitas vezes é negligenciada. Já vi muitos briefings limitando a informação do público-alvo à “homens”, “mulheres”, “adultos”, “todo mundo”. Entender o público-alvo é muito importante, pois será para ele que você irá projetar. Dou muito valor ao público, e, por essa e outras razões, realizo um pós-briefing em seguida. O que não deixo de fazer é colocar essa tarefa no cronograma; assim o cliente fica informado do que acontecerá em cada etapa.

6. PRAZO DE EXECUÇÃO: O prazo é um fator importante e interfere diretamente no resultado final. Esse momento existe para traçar o período necessário para execução do projeto e, através disso, pontuar os limites de cada etapa. Gosto de estabelecer metas e reforço a importância do empenho das duas partes. Tanto eu, quanto o cliente, devemos estar muito bem inseridos no projeto para que ele ocorra dentro do prazo estabelecido.

Como disse anteriormente, cada caso tem sua individualidade e, por essa razão, você deve avaliar qual é o seu contexto. Mantenha seu foco no problema do cliente e avalie as possibilidades que tem; dessa maneira você fará perguntas mais concretas.

Pós-briefing: Conectando as informações

Muitas vezes sentimos a necessidade de aprofundar em alguns assuntos que não foram possíveis desenvolver apenas com uma reunião. Assuntos como público-alvo, mercado e concorrência costumam ser pouco discutidos em reuniões de briefing, pois em muitos casos esses dados não estão claros na cabeça do cliente. A vantagem é que podemos buscar mais informações com base no que já foi registrado.



A contra forma indica a forma.

Este é momento certo para conectar seus registros e conseguir mais informações. Você pode, por exemplo, encontrar mais informações sobre o público-alvo fazendo uma pesquisa sobre a concorrência, ou também, tentar entender as atitudes do seu cliente com base nos fenômenos do mercado em que ele atua. Cada um dos pontos está ligado entre si, tudo que você precisa fazer é encontrar as incógnitas trocando os valores de lugar.

Quando o quebra-cabeças começa a ganhar forma, fica cada vez mais fácil encontrar as outras peças.

O pós-briefing é a última etapa antes de desenvolver uma proposta para o cliente, por isso ele é tão relevante. A partir dele é possível tirar as conclusões finais sobre a natureza do projeto e, dessa forma, finalizar seu documento. Faça um checklist para ter certeza de que não se esqueceu de nada e conclua seu briefing resumindo tudo que coletou. Se qualquer pessoa que ler o seu briefing for capaz de dizer qual é a situação atual do seu cliente, perceber onde ele quer chegar e compreender exatamente como fazer isso, você terá feito um ótimo trabalho.

Quer mais conteúdo?

Gosto de deixar bem claro quais são as minhas referências de estudo para escrever as publicações, afinal de contas nada vem do nada e eu realmente estou comprometido com o seu desenvolvimento. Se quiser se aprofundar ainda mais nesse assunto, eu posso te indicar um livro bem show. “Briefing: Gestão do projeto de design” é o livro mais completo que eu conheço sobre o tema. Pode ser que você também conheça outros livros sobre o assunto, se esse for o caso, por favor compartilhe com a gente nos comentários.

Briefing: A gestão do projeto de design – Peter L. Phillips, 2° Edição, Editora Blucher.

Através desta publicação compartilhei a maneira como desenvolvo meus próprios briefings. Espero que este conteúdo tenha gerado valor pra você. Se possui alguma metodologia diferente ou tem alguma dúvida a respeito dessa publicação, quero te convidar a comentar logo abaixo para que a gente possa desenvolver ainda mais essa discussão.  Fico muito feliz que você tenha chegado até aqui, me conte nos comentários qual foi a sua percepção e compartilhe o conteúdo se acha que pode ajudar alguém. Agradeço muito pela atenção e te espero nos comentários.